Am 29. August 2018 wurde – bereits zum siebten Mal – von der Forschungsstelle Digitale Nachhaltigkeit der Universität Bern die IT-Beschaffungskonferenz durchgeführt. Ich war zum ersten Mal dabei.
Bei EBP habe ich als Projektleiter von IT-Individualentwicklungen und Requirements Engineer auf Anbieterseite bei zahlreichen öffentlichen Ausschreibungen erfolgreich mitgewirkt. Mit diesem Know-How im Gepäck unterstütze ich seit mehreren Jahren ausschreibende Stellen bei ihren Submissionsvorhaben. Warum also nicht meine Erfahrungen, die ich auf beiden Seiten gesammelt habe, mit den Besucherinnen und Besuchern der IT-Beschaffungskonferenz teilen?
Ich entschied mich, ein Referat zum Thema Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht einzureichen:
Mit ein paar Tipps aus der Praxis zeigte ich zum einen auf, wie die ausschreibende Stelle den Aufwand für die Anbieter und damit auch für sich selbst bei der Angebotsbewertung senken kann. Zum andern legte ich dar, wie Anforderungen formuliert sein müssen, damit sie die Anbieter verstehen und sich eine geeignete Lösung ausdenken können.
Für mich wurde an der Konferenz das Spannungsfeld zwischen dem Lager der ausschreibenden Stellen und jenem der Anbieter deutlich: Ersteres ist bestrebt, sich durch die Ausschreibungsunterlagen zu versichern, etwas zu einem fixen Preis beschaffen zu können, was erst konzeptuell formuliert wurde. Durch geeignete Muss-Kriterien möchte man sich den Projekterfolg verbriefen. Letzteres postuliert – meines Erachtens zu Recht – dass aufgrund des Interpretationsspielraums und offener Fragen kein fixer Preis ermittelt werden kann. Es fordert ein Umdenken und zeigt mit der agilen Projektabwicklung Wege auf, wie dieses Dilemma entschärft werden kann.
An den von mir besuchten Fachsessionen bestätigte sich, was wir bei EBP aus der Praxis kennen: Unabdingbar für den Projekterfolg ist ein partnerschaftliches Verhältnis zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, wo man sich gegenseitig vertraut. Dafür ist eine gute Ausschreibung Voraussetzung.
