Aussergewöhnliche Umstände erfordern aussergewöhnliche Massnahmen. Unter diesem Motto stand der Co-Design Workshop, den wir zusammen mit dem Mobiliar Lab für Naturrisiken durchführen konnten.
Corona-bedingt stand ein Workshop vor Ort mit 11 Teilnehmenden ausser Frage. Also beschlossen wir, diesen remote durchzuführen. Welche Erfahrungen wir dabei gemacht haben und welchen Mehrwert kollaborative Workshops bringen, möchten wir euch in diesem Blogpost näherbringen.
Für ihr neustes Tool „Hochwasserdynamik“ unterstützen wir das Mobiliar Lab in der Erstellung eines UX/UI Konzepts. Das Tool soll in die bestehende Produktpalette integriert werden und die relevante Zielgruppe optimal bei ihrer Arbeit unterstützen. Zentral dafür ist die intuitive und leicht verständliche Bedienung des Tools.
Den Inhalt und Umfang des Webtools hatte das Mobiliar Lab bereits in Form von Mockups festgehalten – eine Abfolge von Screenentwürfen zur Veranschaulichung der Funktionen. Dies stellte eine optimale Ausganslage für eine erste Evaluationsrunde mit potenziellen BenutzerInnen dar. Die Evaluationsrunde ergab verschiedene Erkenntnisse, nicht nur zur Verständlichkeit der Funktionen, sondern auch zu potenziellen Anwendungsfällen und Erwartungen an das Tool. Aus den Erkenntnissen wurden drei „Knacknüsse“ ausgewählt, welche die Basis für den Co-Design Workshop bilden sollten.
Ablauf des Co-Design Workshops
Teilnehmende
Als Teilnehmende für den kollaborativen Design Workshop wurden Personen aus verschiedenen Fach-Disziplinen eingeladen: Fachpersonen im Bereich Hochwasser, UX/UI Designerinnen und EntwicklerInnen.
Ziel des Workshops war es, Lösungsansätze für die identifizierten Knacknüsse zu finden und dabei den Blick nochmals zu öffnen für andere Perspektiven und neue Ideen.
Tools
Für den Online Workshop nutzten wir das Tool Miro – ein kollaboratives Whiteboard, das es erlaubt, mit mehreren Teilnehmenden Inhalte visuell zu teilen und interaktiv zu gestalten. Die Kommunikation erfolgte über Teams, was den Vorteil hatte, dass die Moderatorin bei Bedarf den Screen teilen konnte und wir uns für die Gruppenarbeit in mehrere Teams-Gruppen aufteilen konnten.
Warm-Up
So folgte nach der Begrüssung und einer kurzen Vorstellungsrunde bereits die erste Übung, um mit dem Tool vertraut zu werden: Die Teilnehmenden wurden gebeten, eine Webseite zu gestalten, die sie als Person widerspiegelt („Wenn du morgen aufwachen würdest und eine Webseite wärst, wie würdest du aussehen?»).
Input-Block
Nach dem Warm-Up folgte ein Input-Block, um den Teilnehmenden eine kurze Einführung in die Thematik und die Funktionalität des neuen Tools zu geben. Zudem präsentierten wir die Ergebnisse aus den Benutzertests und Interviews aus der ersten Evaluationsrunde.
Design Studio
Ausgerüstet mit diesen Informationen wurden die Teilnehmende anschliessend in drei Teams aufgeteilt. Jedes Team erhielt die Aufgabe, Ideen und Lösungsvorschläge für eine „Knacknuss“ auszuarbeiten. Dafür verwendeten wir die Methode „Design Studio“.
Beim Design Studio geht es darum, Lösungen für definierte Problemstellungen in drei Schritten iterativ zu erarbeiten.
- In einer ersten Runde entwirft jedes Teammitglied für sich möglichst viele Lösungsideen in einem vordefinierten Zeitraum. Anschliessend werden diese Ideen dem Team präsentiert und Feedback dazu eingeholt.
- In der zweiten Runde entwirft jedes Teammitglied basierend auf dem Feedback einen Lösungsvorschlag. Dabei dürfen und sollen gute Ideen der anderen unbedingt mit einfliessen. Dieser optimierte Lösungsvorschlag wird dann wieder präsentiert und im Team diskutiert.
- In der dritten und letzten Runde schliesslich entwirft das ganze Team zusammen einen favorisierten Lösungsvorschlag und präsentiert diesen dann der ganzen Gruppe.
Das Design Studio war der anspruchsvollste Teil des Workshops.
Abschluss
Mit einem Ausblick zum weiteren Vorgehen und einer Feedbackrunde haben wir den rund vierstündigen Workshop abgeschlossen.
Learnings aus dem Remote Workshop
Wir konnten viel aus dem Workshop mitnehmen – nicht nur inhaltlich, sondern auch methodisch. Dies haben wir über remote Workshops gelernt:
- Wahl des Tools: Die Wahl eines geeigneten Tools ist essenziell. Für interaktive Workshops bietet sich ein kollaboratives Whiteboard an, in unserem Fall Miro. Hier lohnt es sich, im Vornherein zu prüfen, ob der Zugriff auf das Tool für alle Teilnehmenden funktioniert. Ebenso wichtig ist es, den Teilnehmenden zu Beginn die Funktionalitäten des Tools kurz zu erklären und diese ausprobieren zu lassen.
- Pausen: Workshops sind in der Regel immer intensiv. Aus diesem Grund braucht es regelmässige Pausen, um wieder Energie zu tanken. Dies gilt auch für remote Workshops. Die Arbeit am Bildschirm ermüdet zusätzlich, da man immer in derselben Position bleibt. Deswegen: Regelmässige kurze Pausen einlegen und die Teilnehmenden auffordern, kurz aufzustehen, sich zu bewegen, den Blick aus dem Fenster schweifen zu lassen.
- Planung und Zeitmanagement: Da bei komplett digitalen Workshops weniger Spielraum für spontane Umdisponierung bleibt, ist ein gutes Zeitmanagement besonders wichtig. Beispielsweise lohnt es sich, Gruppenarbeiten oder Feedbackrunden time-boxed durchzuführen. Gerade wenn nicht alle mit dem verwendeten Tool vertraut sind, lohnt es sich, extra Zeit einzuplanen, beispielsweise in der ersten Runde des Design Studios, bis sich die Teilnehmenden erst einmal gefunden haben.
- Notizen: Während des Workshops lohnt es sich, Notizen direkt auf dem Board zu machen. Besonders für das Design Studio hilft es dabei, die Skizzen und Ideen auch im Nachhinein nachvollziehen zu können.
- Dokumente/Input: Dokumente wie Powerpoint-Präsentationen oder bestehende Mockups können direkt in Miro abgelegt werden (per drag and drop). So können die Teilnehmenden bei Bedarf nochmals einen Blick hineinwerfen. So ist alles an einem Ort abgelegt.
Was sind eure Erfahrungen mit remote durchgeführten Workshops?
Welche Tools nutzt ihr dafür?