Diese Woche fand die von EBP und Sieber & Partners gemeinsam organisierte Fachtagung «Digitale Transformation in der Bau- und Immobilienbranche» bereits zum dritten Mal statt. Unter dem übergeordneten Motto «Technologie oder Mensch — was macht die erfolgreiche digitale Transformation aus?» haben wir in unserem Workshop das Thema «Daten für die Bewirtschaftung» näher analysiert.
Daten sind wichtig. Daten sind wertvoll. Daten sind eine zentrale Grundlage für unsere tägliche Arbeit. Doch Grundlagedaten, die für die Erfüllung einer Aufgabe unerlässlich sind, können für andere Aufgaben gänzlich irrelevant sein. Wie findet man nun also die Daten, welche für die Aufgabe der Bewirtschaftung eines Bauwerkes wichtig sind?
Aufgrund unserer Erfahrung sind wir der Meinung, dass es für die Beantwortung dieser Frage wichtig ist, sich zu überlegen, welche Rollen in die Bewirtschaftung involviert sind und was diese Rollen für konkrete Aufgaben zu bewerkstelligen haben. Kennt man die verschiedenen Rollen und ihre Aufgaben, kann man daraus ableiten, was für Informationen und Daten benötigt werden, um diese Aufgaben ausführen zu können. Durch die spannenden und vielfältigen Tätigkeitsbereiche und Hintergründe unserer Workshop Teilnehmenden, ist so eine breite Sammlung an betriebsrelevanten Rollen und deren Informationsbedürfnissen zusammengekommen. Dabei hat sich auch gezeigt, dass gewisse Informationsbedürfnisse rollenübergreifend sind, andere wiederum sehr rollenspezifisch. So weisen beispielsweise die Rollen Bewirtschafter und Facility Manager eine hohe Überlappung bei den benötigten Informationen auf, wohingegen der Mieter oder weitere allgemeine Nutzer eines Bauobjektes andere Bedürfnisse an das Bauwerk haben und daher auch in Bezug auf die gewünschten Daten einen anderen Betrachtungswinkel aufweisen.
Doch auch wenn man die Informationsbedürfnisse der einzelnen Rollen kennt, ist die Herausforderung der regelmässigen und sauberen Pflege der hierfür benötigten Daten noch nicht gelöst. Gestärkt durch eine Pause mit angeregten Diskussionen haben wir uns im zweiten Teil des Workshops vertieft dem Thema der Datenhaltung und Pflege gewidmet. Während es heute bereits sehr umfassende Systeme zur Pflege gewisser Daten gibt (z.B. Geoinformationssysteme für die Pflege von Geodaten), sind andere Daten wiederum noch gar nicht systematisch verwaltet oder aber werden redundant in verschiedenen Systemen gehalten. Hierbei hat sich in den Diskussionen herauskristallisiert, dass neben der redundanten Datenhaltung vor allem auch die Nicht-Nutzung der Systeme ein Problem ist. So verfügen etliche Firmen bereits über ein CAFM, doch in den wenigsten Fällen ist dieses bereits ausreichend mit Daten befüllt und aktiv in Gebrauch. Ähnlich bei den ERP-Systemen – diese sind zwar nahezu überall aktiv in Gebrauch, die Möglichkeiten dieser Systeme werden in den meisten Fällen aber nicht ausgeschöpft. Auch die Verantwortlichkeiten für die Pflege der Daten ist in vielen Firmen nicht abschliessend definiert, was zur Folge hat, dass Daten nicht systematisch à jour gehalten werden.
Obschon Prioritäten setzen nicht immer einfach und zuweilen gar schmerzhaft ist, hat sich im Workshop gezeigt, dass dies für die Auswahl der betriebsrelevanten Daten und deren nachhaltigen Pflege unerlässlich ist. Denn der Mehrwert einiger weniger, sauberer Datensätze die aktiv genutzt werden können, ist grösser als der vieler Datensätze von mangelhafter Qualität. Mit der Erkenntnis, dass man auch im Betrieb von Bauwerken besser kleine aber feine Datensätze anstrebt, durften wir im Anschluss an den Workshop dann auch bei spannenden Gesprächen und schönster Seesicht, das feine Flying Dinner geniessen.